Pest-Mail Overflow

Sascha Schwarz

Unerwünschte Werbe-E-Mails haben sich zu einer Plage entwickelt. Immer häufiger verstopfen sie die elektronischen Postfächer von Unternehmen. Die Folgen davon werden oft übersehen.

Wenn Wolfgang Weber anfängt zu rechnen, dann kriegen Firmenchefs Gänsehaut: Der Leiter Technischer Vertrieb der SMA Regelsysteme GmbH aus Niestetal bei Kassel bekommt täglich 200 E-Mails. Etwa 20 davon sind nutzlose Werbe-Nachrichten mit zweifelhaftem Inhalt - so genannte Spam-Mails. Um wichtige von unwichtigen zu trennen, braucht er nach eigenen Analysen pro Tag etwa 10 Minuten. Bei seinem Stundenlohn von 90 Euro kosten die unnützen E-Mails seinen Arbeitgeber 15 Euro pro Tag. Und dann rechnet Weber hoch: "Wenn nur 100 der 700 SMA-Mitarbeiter ähnlich viel Zeit für diese Prozedur benötigen, bedeutet das für meine Firma jeden Tag 1500 Euro Verlust!".

Die Gegenleistung für diese unfreiwillige Investition ist mager: Angeblich unschlagbar günstige Kreditangebote, vermeintlich sensationelle Potenz-Pillen oder ein heißes Live-Telefonat mit Kim und Tanja von den niederländischen Antillen. Nach Schätzungen des US-Marktforschungsunternehmens IDC kursieren jeden Tag 15 Millionen solcher Werbe- und Lock-E-Mails um den Globus. Etwa die Hälfte des gesamten E-Mail-Verkehrs. "US-Unternehmen wird der Werbemüll in diesem Jahr fast zehn Milliarden US-Dollar kosten", schätzt David Ferris, Unternehmensberater aus San Francisco. Schließlich zahlen Unternehmen nicht nur die unproduktive Zeit ihrer Mitarbeiter, sondern auch die unnötig übertragene Datenmenge.

Um weiteren Verlusten vorzubeugen, setzt die SMA Regelsysteme GmbH seit einigen Monaten auf die Software "OrangeBoxMail" der Kasseler Cobion AG. Das Programmpaket hat einen integrierten E-Mail-Filter und soll aus dem Wust von mehreren tausend E-Mails täglich die ungefragten Werbe-Nachrichten herausfiltern. Dabei untersucht die Software alle ankommenden E-Mails unter anderem danach, ob sie von bekannten Spam-Absendern geschickt wurden, nach vordefinierten Schlüsselworten wie "Sex" oder "Gratis" oder es erkennt automatisch E-Mails mit pornografischen Bildern. "OrangeBoxMail" kostet das mittelständische Unternehmen etwa 6.000 Euro Lizenzkosten pro Jahr. Eine Investition, die sich lohnt, findet Vertriebsleiter Weber und kommt auf seine Musterrechnung zurück. "Wenn meine Annahmen stimmen, macht sich die Software innerhalb von 4 Tagen bezahlt".

Für größere Unternehmen ist eine professionelle E-Mail-Filtersoftware die Geheimwaffe im Kampf gegen Spam. Doch die automatische Werbemail-Abwehr hat ihre Tücken: Einerseits soll sie alle unerwünschten E-Mails entfernen. Andererseits darf sie keine legitimen E-Mails unterschlagen. Doch genau das passiert offenbar allzu häufig: Eine Erhebung des Softwareanbieters Bigfoot Interactive ergab, dass fast 40 Prozent der befragten Anwender von Filtersoftware schon mal verzweifelt auf erwünschte E-Mails von Freunden oder Geschäftspartnern gewartet haben. Bei genauerem Hinsehen fanden sich diese E-Mails dann in den von der Filter-Software angelegten Spam-Ordnern.

Dosenfleisch in Scheiben

So bekam die "Spam"-Mail ihren Namen

Unerwünschte Werbemails verdanken ihren Namen einem Sketch der britischen Komiker-Truppe "Monty Python": In einem Restaurant versucht ein Ehepaar, Essen zu bestellen. Zum Missfallen der Gäste gibt es zu jedem Gericht die unerwünschte Einheitsbeilage "Spam" - kurz für: Spiced Ham, gewürztes Frühstücksfleisch. Verzweifelte Versuche, doch noch eine andere Beilage zu bekommen, gehen im Gesang des zufällig vorbeikommenden Wikinger-Chores unter: "Spam, Spam, Spam - lovely Spam - wonderful Spam!"

Alternative Lösungen für Kleinbetriebe

Kleinere Unternehmen scheuen häufig die Lizenzkosten für eine Filtersoftware. Doch auch für sie gibt es Lösungen: Viele Anbieter von Web-Domains bieten ihren Kunden inzwischen an, die eingehende E-Mails mit einem Filterprogramm vorzusortieren - so zum Beispiel die Strato Medien AG aus Berlin. Auch die Anbieter von kostenlosen E-Mail-Adressen haben reagiert. GMX, Web.de, Yahoo oder MSN haben ihre Mail-Systeme um eine Art automatische Müllabfuhr erweitert, um die elektronischen Postfächer ihrer Kunden vor zu viel Spam zu schützen. Mit den bekannten Folgen: Manchmal schlagen die Filtermechanismen offenbar allzu gründlich zu und löschen E-Mails, die eigentlich gewünscht waren.

Wer selbst bestimmen will, welche Mail wichtig oder unwichtig ist, kann mit Windows-"Bordmitteln" vermeiden, nicht in der Spam-Flut zu ertrinken. Massen-Mails werden nämlich meist an so genannte Verteilerlisten und nicht an einzelne E-Mailadressen geschickt. Internetnutzer sollten darum ihr Mailprogramm so einrichten, dass sie nur E-Mails erreichen, die direkt an sie adressiert sind. In Outlook-Express kann man unter Extras/Nachrichtenregeln/E-Mails verschiedene Regeln definieren, was das Programm mit der eintreffenden elektronischen Post machen soll. Wer dort definiert, dass alle Nachrichten gelöscht werden sollen, die nicht die eigene Adresse enthalten, blockt alle Mails an anonyme Empfänger ab.

Besser ist es aber, wenn die Versender von Spam-Mail erst gar keine Angriffspunkte finden, um den Nutzer mit nervigen Werbebotschaften zu versorgen. Wer effektiv vorsorgen will, sollte allerdings die Vorgehensweise von Werbemail-Versenden kennen: Mit Hilfe spezieller Suchprogramme durchforsten sie das Internet auf der Suche nach E-Mail-Adressen. Die finden sie zum Beispiel auf den Internet-Seiten von Unternehmen, in Gästebüchern von WWW-Angeboten oder in so genannten Newsgroups oder anderen Diskussionsforen. Mit einer ersten Probemail testen die "Spammer" dann, ob die Adresse noch aktiv ist oder ob die Mail vom Provider zurückgesandt wird. Hat die Adresse den ersten Test bestanden, schicken viele Spam-Versender eine Werbemail mit der vermeintlichen Möglichkeit, weitere Mails "per Mausklick" zu unterbinden. Nutzt ein Anbieter dieses trügerische Angebot, schickt die Spam-Mail eine automatische Antwort-Mail. Nun weiß der Werbemail-Versender: Nachrichten an die besagte Adresse werden nicht nur technisch korrekt empfangen, sondern vom Nutzer auch gelesen. Das Mail-Bombardement kann beginnen.

Mit Outlook-Express gegen Spam

Nachrichtenregeln löschen unerwünschte Mails

Unter Outlook-Express rufen Sie Extras, Nachrichtenregeln, E-Mails auf. Drücken Sie den Schalter Neu und wählen Sie die Bedingung Enthält den Adressaten "Adressaten" in der An:-Zeile. Im untersten Fenster klicken Sie auf den Link "Adressaten". Im nächsten Fenster geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an. Nach dem Klick auf Hinzufügen erscheint der Schalter Optionen. Drücken Sie ihn und wählen Sie die Option Die Nachricht niemand in der unten stehenden Liste enthält. Anschließend formulieren Sie die Folge: Klicken Sie im zweiten Fenster des Regel-Menüs In den Ordner "…" verschieben an und richten Sie sich einen Spam-Ordner ein oder klicken Sie auf E-Mail löschen.

Guter Schutz durch Aufklärung

Für Unternehmen heißt das: Wer seine Mail-Adresse auf der eigenen Firmen-Homepage angeben möchte, sollte seinem IT-Verwalter oder Internet-Dienstleister bitten, dies in Form einer Grafik zu tun. Schnüffelprogramme können diese Dateien dann nicht als Mailadresse erkennen. Nachteil: Der Internet-Surfer muss die Adresse per Hand in sein E-Mail-Programm eingeben. Einfach per Mausklick eine Antwort-Mail zu schreiben geht dann nicht mehr.

Am besten vermeiden lassen sich Spam-Angriffe, wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter über die korrekte Nutzung der Firmen-Mailadresse aufklären. Grundregel: Die E-Mailadresse sollte behandelt werden wie eine geheime Telefonnummer. Mitarbeiter sollten sie nie für persönliche Zwecke einsetzen dürfen. Ist die private Internet-Nutzung im Unternehmen erlaubt, sollten Chefs darauf bestehen, dass Mitarbeiter hierfür eine der kostenlosen Anbieter wie GMX oder Web.de verwenden. Auch Firmen-Mail-Adressen für Diskussionslisten oder in Gästebüchern zu nutzen, sollten Unternehmer ihren Mitarbeitern verbieten - und sich selbst auch an diese Regeln halten.

Web-Bug - die unsichtbare Gefahr

Vorsicht ist auch beim Öffnen von dubios aussehenden E-Mails im HTML-Format geboten: In vielen Spam-Mails ist eine unsichtbare Grafik, ein so genannter Web-Bug, versteckt. Die winzige Datei ist gerade mal ein Pixel groß, also in der E-Mail praktisch nicht sichtbar. Öffnet man diese Mail, wird das Bild vom Internet nachgeladen. Wenn das passiert, registriert das der Rechner des Spam-Senders, denn er sieht, dass die angeschriebene Adresse reagiert hat.

Wer all diese Regeln einhält, den können Spam-Mailversender nur noch mit einer Methode attackieren: Experten nennen sie "Brute Force" - also: rohe Gewalt. Dabei werden tausende E-Mails aufs Geradewohl an zufällig erzeugte Adressen verschickt, die sich ein Computerprogramm einfach "ausdenkt". Das jedoch ist für Werbemail-Versender die uneffektivste Methode und darum relativ selten.

Interessante Websites zum Thema Spam

www.wettbewerbszentrale.de
Zentrale zur Bekämpfung unlauteren Wettbewerbs e. V.

www.spamabuse.i-p.com/
Antispam-Seite mit verschiedenen Tools und einem Antispam-Forum

www.antispam.de
Viele Infos und Tipps zum Thema Spam

www.dr-ackermann.de/spam/
Informationen zu rechtlichen Möglichkeiten der Abwehr von unverlangt zugesandter Werbung per E-Mail

www.spamabwehr.sakrak.net/links
Kleine Linksammlung u.a. zu Themen wie E-Mail, Filterregeln und Spam

www.westfalenpost.de/osr/osr.spam.outlook.php
Schritt für Schritt: Spamfilter einrichten unter Microsoft Outlook

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