Der Weg zum positiven Betriebsergebnis: Software richtig einsetzen

Zeitgewinn mit schneller und genauer Kalkulation

Der Betriebserfolg hängt von mehreren Faktoren ab. Den größten Einfluss hat die Zeit, die das Tagesgeschäft dem Unternehmer lässt, sich um Kunden, Mitarbeiter und betriebswirtschaftliche Aufgaben zu kümmern. Ein großes Zeitspar-Potenzial liegt im Angebots- und Rechnungswesen. Installateurmeister Gerd Bröhl aus St. Augustin hat mit einer Branchen-Software seine Kalkulation rationalisiert und sich damit zeitlichen Freiraum für Kundenorientierung und zeitnahe Kostenverfolgung geschaffen.

Der Meisterbetrieb Gerd Bröhl Heizung-Sanitär hat in seinem Angebotswesen umgesetzt, was in vielen SHK-Unternehmen kaum über die Wunschvorstellung hinaus entwickelt wird. "Wenn ich die Massen ermittelt habe, steht zum Beispiel das Angebot für eine Einfamilienhaus-Heizung mit Brennwertkessel und Fußbodenheizung in zwanzig Minuten", berichtet Betriebsinhaber Gerd Bröhl. Seine Angebote stellt er aus Teilen von Musterprojekten zusammen, die bis zum letzten Detail aus vorkalkulierten Leistungspositionen bestehen. Diese hat er in der Software für Kalkulation und Auftragsabwicklung angelegt.

Firmenchef Gerd Bröhl zeigt seiner mitarbeitenden Ehefrau im EDV-Programm, wie das fertige Angebot im Ausdruck aussehen wird. Besonders Meisterfrauen schätzen die leichte Handhabung der Software.

Foto: W. Heinl

Minutengenau kalkulieren statt über den Daumen peilen

Zeitsparende Kalkulation heißt also, auf vorgefertigte Pakete zurückzugreifen, die bereits Materialpreise und Montagezeiten enthalten. Dafür hat sich Gerd Bröhl einmal hingesetzt und sämtliche Einzelheiten seiner Leistungspakete durchdacht. Das Softwareprogramm ermöglicht, eine Position in mehrere Unterpositionen zu gliedern. So kann der Anwender beispielsweise eine Paketposition "Brennwertkessel mit Zubehör" anlegen und darin Bauteile und Nebenleistungen von Demontage über Transport bis zur elektrischen Verdrahtung und Inbetriebnahme berücksichtigen.

Zur Montagezeit gehört mehr als nur den Kessel aufzustellen

"Meine Leistungspositionen enthalten feste Kalkulationssätze, sodass zum Beispiel auch der Kesseltransport über zwei Treppen einkalkuliert werden kann", sagt Gerd Bröhl. Damit habe er bei jeder Kalkulation die Montagezeiten im Griff, vage Zeitschätzungen gibt es bei ihm nicht. "Im Ein- und Zweifamilienhausbereich sind wir damit sehr kalkulationssicher", ist Bröhl überzeugt.

Das Metier des SHK-Betriebes sind anspruchsvolle Bäder und Kesselsanierungen. Etwa ein Drittel des Umsatzes erzielt Firma Bröhl mit dem Kundendienst. Ein- und Zweifamilienhäuser statten die acht Installateure und Auszubildenden mit moderner Haustechnik wie kontrollierter Wohnungslüftung oder Regenwassernutzung aus.

Je schneller das Angebot, desto eher der Auftrag

Firmenchef Gerd Bröhl achtet darauf, dass der Kunde schnell sein Angebot bekommt. Denn je schneller dieser nach der Beratung den Preis vorliegen hat, umso eher fällt die Kaufentscheidung. Steht bei der Auftragsverhandlung ein Pauschalpreis oder Nachlass im Raum, ruft er im EDV-Programm die "Was-wäre-wenn"-Ergebnisrechnung auf, die mit nur einem Tastenbefehl auf dem Bildschirm steht. "Mit dieser Zielwertrechnung kann ich sehr schnell beurteilen, ob die Auftragskonditionen noch rentabel sind", erklärt Bröhl. Die Übersicht zeigt die Veränderungen der EK- und VK-Preise sowie der Zuschlagssätze an, wenn beispielsweise ein Pauschalpreis oder ein prozentualer Abschlag eingegeben wird. Unabhängig von der Original-Kalkulation lassen sich damit verschiedene Varianten durchspielen. Bei Unterdeckung schlägt das Programm mit der Anzeige eines roten Balkens Alarm.

Bürozeit reduziert und die Kosten im Griff

Obwohl Gerd Bröhl erst ein Jahr zuvor auf ein neues EDV-Programm umgestiegen ist, konnte er seitdem den Zeitaufwand für die Büroarbeit stark reduzieren. "Das zeitaufwendigste war bisher die Angebotserstellung, dieser Aufwand konnte um rund siebzig Prozent reduziert werden", bekräftigt der Installateurmeister. Einen Teil der eingesparten Zeit investiert er jetzt in die Kostenverfolgung der laufenden Aufträge. Dies setzt voraus, dass die Aufmaße schnell und vor allem zeitnah verarbeitet werden. Hier wird erkennbar, dass eine rationelle Auftragsabwicklung mit der Vollständigkeit und Genauigkeit des Angebotes beginnt: "Durch unsere detaillierte Vorkalkulation wird die Nachkalkulation erstens einfacher und zweitens genauer", sagt Bröhl. Seine Mannschaft hat er auf Selbstständigkeit getrimmt. Eine Methode, um nicht dauernd auf der Baustelle sein zu müssen.

Die Positionserfassung ist in Tabellenstruktur gehalten, alle Positionsdaten sind übersichtlich in einer Zeile dargestellt. Für die wichtigsten Befehle genügt ein einziger Tastendruck.

Bild: Locher & Christ

Mit laufender Kostenkontrolle Vergütungsansprüche aufspüren

"Vor Ort aber trifft der Kunde mit dem Monteur Absprachen, die dann auch umgesetzt werden. Nur werden die Mehrleistungen nicht immer schriftlich erfasst." Grund genug für viele Firmenchefs, doch lieber selbst vor Ort mit dem Kunden über Zusatzwünsche zu sprechen. Bröhl verliert trotzdem nicht die Kontrolle. Das Aufmaß der Rohinstallation sei nach ein bis zwei Stunden eingegeben, die Software liefert dann aussagefähige Zahlen über das Verhältnis zwischen verbrauchter Zeit und erbrachter Leistung. Damit kommt er zusätzlichen Vergütungsansprüchen auf die Spur und kann noch rechtzeitig einen Nachtrag stellen: "Die Nachkalkulation am Schluss, wenn alles fertig ist, bietet nur noch den Lerneffekt", sagt Gerd Bröhl.

Ende des Rätselratens bei Regieberichten

Der Software-Hersteller legt größten Wert auf kurze Einarbeitungszeit. "Das Prinzip unserer Software ist, dass der Kunde noch am selben Tag der Installation in der Lage ist, Rechnungen und Angebote zu erstellen", sagt Peter Fray von LC-TOP West - Datcom GmbH. "Nach einer kurzen Schulung haben wir einfach drauflos gearbeitet", bestätigt Installateurmeister Gerd Bröhl. Das Programm erweist sich auch als Hilfe für die Damen in den SHK-Fachbetrieben, die täglich die Regieberichte der Monteure enträtseln müssen: "Das Ratespiel hat ein Ende", sagt Frau Bröhl, die für die Kleinrechnungen zuständig ist. Mit der Fragmentsuche, eine der wichtigsten Software-Funktionen, findet sie die Artikel auch dann, wenn die Mitarbeiter unterschiedliche Bezeichnungen für dasselbe Installationsmaterial notieren. Durch Drücken der Taste ‚F2' öffnet sich eine Suchmaske, in die der Anwender lediglich Bruchstücke der gesuchten Bezeichnung eingibt. Innerhalb einer Sekunde steht eine Liste der Produkte auf dem Bildschirm, die zum Suchbegriff passen.

Telefonische Preisanfragen sind wahre Zeitfresser

In der neuesten Version zeigt das Programm per Mausklick den gewählten Artikel von allen hinterlegten Lieferanten an. Ohne lästige und zeitraubende Anfragen beim Großhandel sieht der Anwender damit, welcher Lieferant das Produkt zum günstigsten Preis anbietet. Die übersichtliche, in Tabellenstruktur gehaltene Bildschirmdarstellung erlaubt zudem, die wichtigsten Befehle mit nur einem Tastenbefehl zu aktivieren. Ein wesentliches Merkmal des Programms ist auch, dass der Benutzer ohne störende Fenster-Dialogfelder und ohne ständigen Wechsel zwischen Maus und Tastatur arbeiten kann. "Tabellenkalkulation ist komplizierter", resümiert Installateurmeister Gerd Bröhl.

Innungsbetrieb:

Gerd Bröhl KG Heizung-Sanitär Meisterbetrieb
Grabenstraße 4, 53757 St. Augustin

Internetinformationen:
http://www.lc-top.de

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