IKZ-HAUSTECHNIK, Ausgabe 2/2000, Seite 33 f.


INTERVIEW


Zeiterfassung leicht gemacht

Ob Großbaustelle oder Kundendienst, Sanitär oder Heizung: die Arbeitszeit ist immer ein entscheidendes Thema. Die meisten SHK-Handwerksunternehmen verlassen sich diesbezüglich auf die Stundenzettel ihrer Mitarbeiter. Dabei bieten moderne Zeiterfassungssysteme, die speziell für den Einsatz in Fahrzeugen von Handwerks- und Dienstleistungsbetrieben konzipiert sind, nicht nur die exakte Zuordnung von z.B. Arbeitszeit je Auftrag, Fahrzeit oder Standzeit, sondern auch den Datentransfer zu betriebswirtschaftlicher SHK-Software. Mit Karl Jordan, Geschäftsführer der Jordan GmbH im niedersächsischen Isernhagen, sprach die IKZ-HAUSTECHNIK-Redaktion über seine Erfahrungen mit mobiler Zeiterfassung.

IKZ-HAUSTECHNIK: Der von Ihnen bevorzugte Hersteller mobiler Zeiterfassungssysteme bietet unterschiedliche Varianten an. Welches System verwenden Sie in Ihrem Unternehmen?

Jordan: Um das mobile Zeiterfassungssystem möglichst problemlos in die betrieblichen Abläufe integrieren zu können, haben wir zunächst mit der Basisversion begonnen. Da wir viele Kundendienstaufträge zu bearbeiten haben, ist die erweiterte Version allerdings sinnvoller. Wir haben darum bereits nach kurzer Zeit umgestellt.

Für Karl Jordan und seinen dienstältesten Mitarbeiter Erich Kieselbach steht fest: Mobile elektronische Zeiterfassung hat Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

IKZ-HAUSTECHNIK: Wie reagierten die Mitarbeiter?

Jordan: Zunächst wenig erfreut. Natürlich sieht ein betroffener Angestellter in einem mobilen Zeiterfassungssystem zunächst Kontrolle und Misstrauen. Wir sind offen mit dieser Thematik umgegangen und haben die Mitarbeiter umfassend über die betrieblichen Zusammenhänge informiert. Für Kundendienst- und Notdiensteinsätze nehmen unsere Mitarbeiter die Fahrzeuge mit nach Hause. Es ist doch für die Kostenermittlung erforderlich und legitim, wenn der Firmeninhaber wissen will, ob, wann und wieviel privat gefahren wird. Dem Kunden sollen schließlich keine falschen Zeiten oder Fahrkilometer in Rechnung gestellt werden. Aus Misstrauen wurde allerdings ziemlich schnell Akzeptanz, denn die Mitarbeiter stellten sehr schnell fest, dass dieses System auch für sie Vorteile bietet. So gehören z.B. endlose Diskussionen über Überstunden oder unproduktive Zeiten, z.B. bei An- und Abfahrten zum Kunden, der Vergangenheit an.

IKZ-HAUSTECHNIK: Die Umstellung gelang ohne Schwierigkeiten?

Jordan: Leider nicht. Immerhin bietet die von uns eingesetzte Zeiterfassung eine umfassende Kontrolle über alle Fahrzeugbewegungen. Wie gesagt: ich habe nichts gegen Privatfahrten, wenn diese auch als solche angegeben werden. Von einem Mitarbeiter mussten wir uns nach der Einführung des Zeiterfassungssystems leider trennen, da er es mit der Bedienung des Gerätes nicht besonders genau nahm.

IKZ-HAUSTECHNIK: Demnach können Sie die Eingaben überprüfen?

Jordan: Ein Protokoll, das nach dem Überspielen der Daten auf den PC ausgewertet werden kann, zeigt alle Fahrzeugbewegungen an. Nehmen wir einmal an, die Eingaben des Mitarbeiters zeigen von 8.00 Uhr bis 16.00 Uhr Tätigkeiten auf der Baustelle X, so dürfte das Protokoll in dieser Zeit keine Fahrzeiten aufweisen. Werden dennoch Fahrten ausgewiesen, so hat der Mitarbeiter - beabsichtigt oder unbeabsichtigt - eine Eingabe versäumt, obwohl das Gerät ein akustisches Signal abgibt, sobald das Fahrzeug fährt. Kommt das öfter vor, dann besteht sicherlich Klärungsbedarf.

IKZ-HAUSTECHNIK: Apropos Eingabe: Welche Daten können die Mitarbeiter zuordnen?

Jordan: Neben den Start- und Ankunftszeiten sowie der Zuordnung von dienstlichen und privaten Fahrten können wir Auftragsnummern vergeben. Bei der EDV-Auswertung werden auf diese Weise die Tätigkeiten den einzelnen Aufträgen zugeordnet. Das vereinfacht die Arbeit in der Abrechnung enorm.

Zeiterfassung leicht gemacht: Neben der reinen Zeit und fahrzeugspezifischen Daten können bei der Variante "Service" auch Auftrags-
zuordnungen vorgenommen werden.

IKZ-HAUSTECHNIK: Gehören damit "normale" Stundenzettel der Vergangenheit an?

Jordan: Noch nicht. Bisher verwenden wir beidseitig bedruckte Stundenzettel. Neben den Angaben zur Baustelle kann angekreuzt werden, welches Material verwendet wurde. Rund 90 Prozent des Materialeinsatzes lässt sich auf diese Weise erfassen. "Exotische" Produkte werden handschriftlich hinzugefügt. Diese Methode hat sich im Grunde bewährt, ist aber keinesfalls optimal. Gemeinsam mit Mobilzeit arbeiten wir an einer Lösung.

IKZ-HAUSTECHNIK: Wie sollte die nach Ihren Vorstellungen idealerweise aussehen?

Jordan: Branchensoftware ist schon lange in der Lage, bestimmten Kunden anlagentechnische Informationen zuzuordnen. Wünschenswert wäre nicht nur ein eingleisiger Datentransfer vom Zeitmanagementsystem zur Branchensoftware, sondern auch in umgekehrter Richtung. Könnten diese Informationen durch das mobile Zeiterfassungssystem dem Monteur vor Ort zugänglich gemacht werden, so hätte das einige Vorteile. Speziell beim Kundendienst wäre eine flexiblere Organisation möglich. Der Monteur wüsste vorab, welche Ersatzteile notwendig sind und bei Wartungsarbeiten könnten vielfach die bisherigen Stundenzettel entfallen. Rechnungen ließen sich sofort schreiben, ggf. sofort kassieren und auch quittieren.

IKZ-HAUSTECHNIK: Dann bringt Ihnen das System bisher noch nicht sehr viel?

Jordan: Im Gegenteil. Aber wenn schon die Zeiten den Aufträgen zugeordnet werden können, warum dann den nächsten logischen Schritt vergessen. Ich will weg von dem unglaublichen Papierwust, und damit von den Kosten, den jeder Kleinstauftrag verursacht.

IKZ-HAUSTECHNIK: Und die Kosten für das mobile Zeiterfassungssystem?

Jordan: Sind im Vergleich zum Nutzen verschwindend gering. Wir haben das System in zehn Fahrzeugen installieren lassen und damit den Verwaltungsaufwand erheblich reduziert, Fehlzeiten lokalisiert und für alle Beteiligten ein korrektes Zeitmanagement organisiert.

Varianten

Das in Jordans Unternehmen eingesetzte Zeiterfassungs-System stammt von der Mobilzeit GmbH aus Celle. Zwei Systeme werden angeboten: "Blackbox" und "Service". Das Terminal des Erfassungssystems wird im Fahrzeug installiert und zeichnet automatisch Fahrt- und Standzeiten, die gefahrenen Kilometer sowie die innerhalb eines Fahrabschnittes höchste Geschwindigkeit auf. Zudem können Belege und Reparaturrechnungen erfasst und mit Hilfe einer speziellen Auswertungssoftware die tatsächlichen Kosten eines Fahrzeugs ermittelt werden. Warnmeldungen für TÜV, AU sowie Inspektionstermine sollen die Fuhrparkverwaltung erleichtern.

Die erweiterte Variante "Service" bietet die Möglichkeit, durch direkte Eingabe in das Terminal den gesamten Tagesablauf eines Mitarbeiters festzuhalten. Dazu bestätigt der Monteur lediglich die Ankunft und Abfahrt an der Baustelle und gibt die Auftragsnummer und den Schlüssel für die Tätigkeitsart ein. Über das Terminal ist auch die Verwaltung mehrerer Mitarbeiter möglich. Die Daten werden auf einem austauschbaren Speicherchip abgelegt. Im Idealfall gibt es für jeden Fahrzeugrechner zwei dieser Speicher, die jeweils über eine Kapazität von bis zu zwei Monaten verfügen. Ist die eine Speichereinheit voll, wird sie zur Auswertung gegeben, die zweite Einheit übernimmt in der Zwischenzeit die Datenerfassung.

Die Auswertung der Daten erfolgt mittels eines Auslesegerätes, welches mit dem PC verbunden ist, und einer speziellen Software. Bei Jordan geht man noch einen Schritt weiter. Das SHK-Unternehmen arbeitet seit Jahren mit der bekannten SHK-Software von Moser. Gemeinsam programmierten die beiden Hersteller passende Schnittstellen, sodass man bei Jordan alle Zeiten direkt den Aufträgen zuordnen kann. Außerdem werden dabei alle für die Lohnabrechnung und das Zeitmanagement relevanten Daten wie produktive und unproduktive Stunden, Fahrzeiten, Fahrkilometer, Urlaubs- und Krankheitsstunden, Fehlzeiten, ggf. Privatfahrten, Treibstoffkosten und gefahrene maximale Geschwindigkeiten erfasst und automatisch ausgewertet.

Hersteller: Mobilzeit GmbH Datenerfassungssysteme, Celle, Tel.: 05141-370290; Fax: 05141-370294; Internet: www.mobilzeit.de