IKZ-HAUSTECHNIK, Ausgabe 9/1999, Seite 86 ff.

UNTERNEHMENSFÜHRUNG

Selbstorganisation

Zeitmanagement im technischen Bereich

Dr. phil. Dipl.-Ing. Helmut Huber*

Selbstorganisation bedeutet, die eigenen Aktivitäten so zu planen, daß sich mit minimalem Aufwand an Ressourcen (Zeit, Arbeit usw.) gemeinsam mit anderen ein optimaler Erfolg im Sinne der Unternehmensziele ergibt.

Sinnvolle Arbeitsaufgaben

Jede Arbeitsaufgabe muß vom Mitarbeiter akzeptiert sein, d.h. er muß sich mit ihr identifizieren können.

Das erwartete Ergebnis muß genau definiert sein.

Die Arbeitsaufgabe muß für den Durchführenden erreichbar, d.h. sie muß realistisch sein. (Überforderung reduziert die Quantität der Arbeit; Unterforderung reduziert die Qualität der Arbeit.)

Dem Mitarbeiter muß klar sein, wie schnell die Aufgabe zu erledigen ist (Dringlichkeit = Termin).

Dem Mitarbeiter muß bewußt sein, wie wichtig die Aufgabe ist (Wichtigkeit = Priorität).

ABC-Analyse ergibt Prioritäten

Ein Instrument zur Feststellung der wichtigen Aufgaben (d.h. der Aufgaben von hoher Priorität), ist die ABC-Analyse. Hierbei müssen für jeden Aufgabenbereich bzw. für jede Thematik die Kriterien für die Prioritäten gesondert definiert werden:

Beispiel: Führen

Priorität A: Aufgabe ist sehr wichtig und nicht delegierbar

Priorität B: Aufgabe ist wichtig und delegierbar mit Kontrolle

Priorität C: Aufgabe ist delegierbar ohne Kontrolle

Beispiel: Aufgaben

Priorität A: Aufgabe dient direkt der Zielerreichung

Priorität B: Aufgabe unterstützt die Zielerreichung

Priorität C: Aufgabe dient keiner Zielerreichung

Beispiel: Information

Priorität A: Information dient der Erledigung der Aufgaben

Priorität B: Information dient der Wahrnehmung der Funktion

Priorität C: Information dient der Motivation

Motivierende Delegation

Delegieren heißt, dem zugeordneten Mitarbeiter

wichtige Aufgaben zu übertragen (sie motivieren ihn und es ergibt sich eine höhere Wertschöpfung),

entsprechende Kompetenzen zuzubilligen, damit er seine Aufgaben selbständig erledigen kann,

die Verantwortung für die Durchführung (Handlungsverantwortung) zu übertragen.

Routine bündeln

Viele Aktivitäten, die gleichartig sind, etwa die gleiche Zeit in Anspruch nehmen und keine erhöhte Konzentration erfordern (qualitative B-Aktivitäten), lassen sich meist in größeren Zeitpaketen bündeln, d.h. zu größeren Arbeitseinheiten zusammenlegen.

Gebündelte Tätigkeiten legen Sie am besten in störanfällige Zeitabschnitte (qualitative B-Zeiträume), wie Besucher- oder Telefonzeiten usw., in denen zwar Störungen vorkommen, Sie aber trotzdem noch zu unabhängigen Arbeiten kommen.

Effektive Besprechungen

Besprechungen sind die teuerste Art der Kommunikation. Es gibt kaum eine Tätigkeit, bei der soviel Zeit von so vielen Leuten gleichzeitig verschwendet wird wie bei Besprechungen. Es gibt Möglichkeiten, sie effektiver zu gestalten:

Es wird eine verbindliche Tagesordnung erstellt.

Beginn und Ende werden verbindlich festgelegt.

Für jeden Tagesordnungspunkt (TOP) werden Beginn und Ende verbindlich festgelegt.

Für jeden TOP wird das Ziel definiert (zur Information, zur Diskussion oder zur Entscheidung).

Für jeden TOP wird ein Ansprechpartner benannt.

Es wird ein Sichtprotokoll erstellt (Flip-Chart, Tageslichtprojektor).

Es wird ein Ergebnisprotokoll mit Datum und Verantwortlichem erstellt.

Die Leitung darf nie der Vorgesetzte haben.

Erfolgreiche Gewohnheiten
Es gibt zwei grundverschiedene Strategien, die eigene Vorgehensweise zu gestalten. Ein Teil der Menschen hat die Gewohnheit entwickelt, überwiegend Probleme, Schwierigkeiten, Sorgen usw. zu erleben; ein anderer Teil sieht überwiegend Herausforderungen, Chancen, Lösungen. Selbstorganisation ist weitgehend eine Frage von erfolgreichen Gewohnheiten.
erfolgsfreie Gewohnheiten	erfolgreiche Gewohnheiten
keine Zeit haben	sich Zeit für wichtige Dinge nehmen
"ja, aber"-Philosophie "Bedenkenträger"	"gerade deswegen"-Philosophie
nicht entscheiden	entscheiden
Gründe finden, warum etwas nicht geht	Lösungen finden
sich mit Unwichtigem beschäftigen	Wichtiges erledigen
aufschieben	anfangen
abschieben	delegieren
nicht "nein" sagen	Unwichtiges ablehnen
sich mit Ersatzhandlungen beschäftigen	Prioritäten setzen
uninteressiert sein	sich informieren
wissen, was man nicht will	wissen, was man will
sich an Schlechteren orientieren	sich an Besseren orientieren
viele Pläne haben	handeln
Konflikte vermeiden	Konflikte bewältigen
usw.
usw.

Lückenfüller

Bei der organisierten Zusammenarbeit tauchen immer wieder Zeitlücken auf, die einer langfristigen konzentrierten Nutzung nicht zur Verfügung stehen (z.B. beim Warten auf einen Besuch, auf einen wichtigen Rückruf, in einem Vorzimmer, beim Autofahren usw.). In diesen Zeitlücken können vorbereitete strategische Überlegungen, Konzeptentwicklungen oder auch schematische Handlungen u.a. erledigt werden.

Störfaktor Telefon

Das Telefon ist an vielen Arbeitsplätzen einerseits das wichtigste Kommunikationsmittel, andererseits der häufigste Störfaktor. Daher ist es gerade hier notwendig, statt zu reagieren, zu agieren.

Voraussetzung für ein effektives Telefonmanagement ist eine ABC-Analyse der Anrufer:

A-Anrufer werden jederzeit angenommen,

B-Anrufer werden zurückgerufen,

C-Anrufer werden nicht angenommen.

Je mehr Anrufer zurückgerufen werden, desto effektiver können Sie planen. Voraussetzung für einen erfolgreichen und vom Anrufer akzeptierten Rückruf ist, daß das Thema des Gesprächs und ein genauer Termin für den Rückruf vereinbart werden.

Vorteile eines Rückrufs sind:

die Zeit kann weitgehend selbst bestimmt werden

durch die Vorbereitung wird das Telefongespräch kürzer

mehrere Telefongespräche können gebündelt werden

Sperrzeiten für konzentriertes Arbeiten

Es ist in der Regel sinnvoll, allein - oder besser in Absprache mit anderen - für wichtige Aktivitäten, die wenig Störung vertragen, Sperrzeiten einzurichten. Sperrzeiten verschaffen Ihnen störungsfreie Zeiträume für:

Strategische Viertelstunde

A-Aufgaben

externe/interne Besprechungen

Besucher

Schnittstellen mit Kollegen

Schnittstellen mit Mitarbeitern

Kurzbesprechungen

Stunde der offenen Tür

u.a.

Arbeitsschotten

Jede Aktivität, die unterbrochen wird - gleichgültig, ob durch eine externe Störung oder durch eine eigene Entscheidung - bedarf bei der Wiederaufnahme einer gewissen Anlaufzeit. Das ist echter Zeitverlust.

Um die spätere Anlaufzeit zu verkürzen, ist es wichtig, die Aktivität vor der Unterbrechung durch "Arbeitsschotten" zu einem relativen Abschluß zu bringen. Der relative Abschluß entsteht dadurch, daß man die Störung 5-10 Sekunden hinauszögert (z.B. das Telefon 3-5x läuten läßt, bevor man abhebt, oder den Besucher bittet, sich etwas zu gedulden). In dieser Zeit ist es dann möglich, die letzten Gedanken festzuhalten oder den letzten Gesprächsbeitrag zusammenzufassen. Die Anlaufzeit nach Beendigung der Störung wird dann wesentlich kürzer.

Selbstorganisation

Die Entscheidung, das Richtige zu tun, ist wichtiger, als irgend etwas richtig zu tun

Arbeitsergebnisse müssen geeignet, nicht perfekt sein

Die Konzentration auf das Wichtige bringt den Erfolg

Es zählt das Ergebnis, nicht der Aufwand

Arbeitszeit ist primär ein qualitatives Problem

Erfolgreiche Menschen haben nur geeignete Gewohnheiten

Zeitplanung ist immer Zielplanung

Erkannte Fehler sind Erfolgsfaktoren

Erfolg bedeutet, Unwichtiges nicht zu tun

Aufgaben erledigen, anstatt sich zu beschäftigen

Erfolgsanalyse

Die Mißerfolgsanalyse (Ursachenanalyse, Schuldigen suchen) dient dazu, den nächsten Mißerfolg zu verhindern.

Es ist wichtig, bei erfolgreich abgeschlossenen Aktivitäten zu analysieren, welche eigenen Stärken, d.h. Eigenschaften oder Fähigkeiten zum Erfolg beigetragen haben, aber auch, welche Vorgehensweise, Strategien usw. bei nächster Gelegenheit wieder eingesetzt werden sollten, um wieder erfolgreich zu sein.

Die Erfolgsanalyse dient dazu, Strategien für den nächsten Erfolg zu gewinnen. Erfolgsanalysen machen langfristig Mißerfolgsanalysen überflüssig.

Erfolgsorientierte Planungsprinzipien

Im beruflichen Alltag ist in vielen Fällen die Entscheidung zwischen Dringlichkeit (D) und Wichtigkeit (P) zu treffen. Werden dringende Aufgaben nicht erledigt, hat das in der Regel unmittelbar unangenehme Konsequenzen. Wichtige Aufgaben sind im allgemeinen langfristig angelegt, und ihre Nichterledigung hat häufig keine unmittelbaren Konsequenzen. Deshalb verdrängen die eiligen Aufgaben sehr oft die wichtigen.

Der Erfolg des Unternehmens und der eigene Erfolg werden aber vom Erledigen der wichtigen Aufgaben bestimmt. Deshalb ist es entscheidend, bei der Erledigung von Aufgaben gleichzeitig die Priorität (ABC) und die Dringlichkeit (1/2/3) zu berücksichtigen.

Prioritäten

A = Aufgabe ist sehr wichtig und nicht delegierbar

B = Aufgabe ist wichtig und delegierbar mit Kontrolle

C = Aufgabe ist delegierbar ohne Kontrolle

Dringlichkeit

1 = fester kurzer Termin

2 = mittlerer zeitlicher Spielraum

3 = längerer zeitlicher Spielraum

Erledigung

A1 = sofort erledigen

A2 = planen, z.B. Sperrzeiten

A3 = konsequent planen, z.B. Sperrzeit und Termin

B1 = delegieren mit Kontrolle

B2 = delegieren mit geplanter Kontrolle

B3 = delegieren mit konsequent geplanter Kontrolle

C1 = delegieren ohne Kontrolle

C2 = ist eine wichtigere Aufgabe zu erledigen?

C3 = Ist die Aufgabe notwendig?

Resümee: Der langfristige Erfolg ergibt sich durch erledigen der A3-Aufgaben.

B i l d 1 : helmut huber management-entwicklung

B i l d e r 2 und 3: Erik Liebermann.

*) Dr. phil. Dipl.-Ing. Helmut Huber; helmut huber managemententwicklung (Obersöchering); individuelle Beratung und/oder Schulung im Bereich der Personalentwicklung

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