Statt Zettel Digitalisierung und KI
Ein Betrieb an der Schnittstelle Richtung Zukunft
Janek Sondermann will sein Unterneh-men weiterentwickeln, sucht, versucht, scheitert immer wieder am Zeitmangel und bleibt dennoch dran. Denn schon jetzt spürt er: „Ohne digitale Tools geht das alles gar nicht.“ (Hericks Heizung und Sanitär)
Als zeitsparend, effizient, verlässlich und zukunftsorientiert erweist sich der Einsatz von Chat-Apps. Janek Sondermann muss nur ein Foto des gewünschten Ersatzteils hochladen, in der Regel liefert KI im Gegenzug sofort die Artikelnummer. (Hericks Heizung und Sanitär)
Die Firma Hericks hat ihren Sitz im Gewerbegebiet von Coesfeld. Hier ein Blick auf die Lagerhalle und den Hof. (Hericks Heizung und Sanitär)
Jungunternehmer Janek Sondermann (29) weiß um seine Chancen und Herausforderungen bei der Digitalisierung von Betriebsabläufen. Meistens verzichtet er schon aufs Papier. (Hericks Heizung und Sanitär)
Schnee hat das Coesfelder Gewerbegebiet in strahlendes Weiß gehüllt. An eine rappelvolle Lagerhalle schließt sich hier das Büro der Firma Hericks an. Treppe hoch, willkommen im Revier von Janek Sondermann, der sich als junger Geschäftsführer zwischen analoger und digitaler Welt, zwischen Kundendienst und Angebotsarbeit sowie zwischen alter und neuer Fachhandwerkersoftware an der Schnittstelle Richtung Zukunft befindet.
Janek Sondermann hat den Gast bereits erwartet. Er winkt durch die Tür, lenkt an seinem Motorrad vorbei die Treppe hinauf in sein Büro. „Tut mir leid, aber nach Weihnachten ist es noch etwas wuselig“, entschuldigt sich der 29-Jährige und schiebt einen bequemen Bürostuhl in Position. Auf dem Tisch: Zwei Monitore und eine Menge Zettel. „Die Auftragslage ist gerade nicht so schlecht“, sagt er mit einem Schmunzeln. Bad- und Heizungssanierungen sowie der Kundendienst im Kreis Coesfeld laufen. Für Janek Sondermann, seine Kollegin in der Verwaltung und die zwei Altgesellen bedeutet das: Volle Auft ragsbücher bei gleichzeitiger digitaler Transformation. Für einen kleinen Betrieb, in dem alle überall im Einsatz sind, eine besondere Herausforderung.
Nichts mehr ohne digitale Tools
Janek Sondermann will sein Unternehmen weiterentwickeln, sucht, versucht, scheitert immer wieder am Zeitmangel und bleibt dennoch dran. Denn schon jetzt spürt er: „Ohne digitale Tools geht das alles gar nicht. Wir machen leider noch zu viel per Hand.“
Schon als Jugendlicher begeistert sich der sympathische Mann für Computer. Haben seine Freunde ein Problem, melden sie sich bei ihm. Nach dem Abitur schreibt sich der „Coesfelder Jung“ zum Studium im Bereich Wirtschaft singenieurwesen für Energie, Gebäude- und Umwelttechnik in Steinfurt ein. Das verpflichtende Vorpraktikum sorgt für seinen ersten Einblick in die SHK-Welt – einen Einblick, der ihn fesselt. Ort seines Praktikums: Die Firma Hericks in Coesfeld. „Ich habe etwas gesucht, das ich von meinen Eltern aus mit dem Fahrrad erreichen konnte. Später habe ich auch in den Semesterferien hier gearbeitet, um Geld zu verdienen. Irgendwann hat der damalige Inhaber gefragt, ob ich hier eine Ausbildung machen möchte.“
Leider früher als geplant
Montieren statt Mathematik, Praxis statt Studium, etwas in der Tasche statt nur im Kopf – Janek Sondermann stieg in den Fachhandwerksbetrieb ein, begann während der Ausbildung mit seiner Meisterschule, plante seine Selbständigkeit und schloss seine Meisterprüfung ab. „Ich habe dann als angestellter Meister angefangen. Der Plan war, dass ich die Firma irgendwann übernehme.“ Als sein Chef im Jahr 2022 urplötzlich verstarb und dessen Frau nach einer Lösung suchte, einigte sie sich mit Janek Sondermann auf die Übernahme. Seit Mitte April 2023 ist der passionierte Motorradfahrer Inhaber der Firma Hericks, mit Frau Hericks als eine wichtige Stütze im Büro – und eine Schnittstelle zwischen Vergangenheit und Zukunft.
Erfahrungen in der Praxis
Schnittstellen beschäft igen Janek Sondermann täglich. Die zum Kunden, zum Großhandel und zu seinen Mitarbeitern. Von seinem Vorgänger erbte er die Fachhandwerkersoft ware „SENAT“ von System 2000. „Böse Zungen behaupten, das sei ein Dinosaurier unter den Software-Möglichkeiten. Wir sind damit zufrieden, auch wenn manches etwas umständlich erscheint“, sagt Janek Sondermann und lehnt sich in seinem Stuhl zurück. Taifun ergänzt bereits die bisherige Software und bietet zusätzliche Potenziale für die Zukunft. „In meiner Meisterausbildung habe ich damit schon gearbeitet“, sagt er. Was langfristig Freiräume schaffen soll, frisst bei der Implementierung erstmal Ressourcen. Ein klassisches Dilemma in kleinen Betrieben. Zumal sich Sondermann noch an der Übernahme der wachsenden Stammkundendaten, der Angebote und Rechnungen in die neue Software die Zähne ausbeißt. „Daher werden wir mit beiden Programmen parallel arbeiten müssen.“
Als Schnittstelle zum Großhandel nutzt er IDS. „Das kann ich auch mit dem aktuellen Programm. Ich muss nur klicken: ,Bitte die Position per IDS übertragen.‘ Dann geht ein Fenster auf und ich komme automatisch auf die Seite des Großhändlers. Dort kann ich zum Angebot oder Warenkorb navigieren. Dort muss ich nur noch auf IDS-Übertragung klicken und der Vorgang wechselt automatisch in meine Software. Dann einmal auf ,bestätigen‘ und schon ist der Warenkorb in meinem Angebot vorhanden.“ Nimmt der Kunde das Angebot an, gibt Sondermann über „GC Online Plus“ die Bestellung auf.
Janek Sondermann will weiter, will den Betrieb digitalisieren und die Zettelwirtschaft reduzieren. „Ich könnte mit Taifun alles machen. Das ist perspektivisch sinnvoll, um auch schnell Preise abgleichen zu können. Dann ist man immer up to date. Ich hätte die Möglichkeit, über Open Masterdata direkt die Bilder in das Angebot einfließen zu lassen. Viele Kunden legen Wert darauf, dass Bilder im Angebot sind“, sagt der 29-Jährige. Also los? Nein. „Bei unserer Betriebsgröße muss ich einen Mittelweg finden. Die Veränderung muss so passieren, damit sie von allen verstanden und umgesetzt wird. Da sind wir nach wie vor dran.“ Auch die digitale Baustellendokumentation steht auf der Agenda.
Vorteile und tägliche Zeit-Jonglage
Die Vorteile der Digitalisierung weiß Janek Sondermann dennoch zu nutzen. Seine Website ließ er sich über die Agentur ID erstellen, einem Kooperationspartner seines Großhandelshauses Cordes & Graefe Osnabrück. „Das ist ein unschlagbares Preis-Leistungsverhältnis und man hat da ein großes Portfolio“ schwärmt Sondermann. Neben der Vorstellung des Be-triebs fallen die Referenzen und Tools wie der 3D-Badplaner auf.
Die elektronische Rechnungsstellung über „ZUGFeRD“ läuft, die Digitalisierung des Lagers hat Janek Sondermann im Kopf, KI-Telefonie lief als Testballon im Betrieb. Die begeisterte und verschreckte Kunden zugleich – jetzt läuft wieder der Anrufbeantworter. Als zeitsparend, effizient, verlässlich und zukunftsorientiert erweist sich der Ersatzteilservice der GC-Gruppe über die Chat-App „GC BEEM“. „Ich muss nur ein Foto in der App hochladen. Entweder antwortet die KI und stellt mir gleich die Artikelnummer zur Verfügung – oder die Experten suchen das passende Teil raus. Ich habe auch hier immer schnell eine Antwort bekommen.“ Schnittstelle Zukunft statt Endlossuche im Netz nach dem passenden Ersatzteil.
Janek Sondermann weiß um seine Chancen und Herausforderungen. Meistens verzichte er schon auf Papier. „Ich befinde mich gerade an der Übergangsphase und muss meine zeitlichen Kapazitäten mit den Möglichkeiten in Einklang bringen“. Wer ihn über seine Arbeit sprechen hört, weiß: Es wird ihm gelingen. Mit Wissen und Begeisterung. „Ich spüre jeden Tag, wie viel Spaß mir der Beruf macht.“ Pure Leidenschaft an der Schnittstelle Zukunft.
