Orientierung im Software-Dschungel

Die Digitalisierung ist im Handwerk längst angekommen. Doch angesichts der Fülle an Softwarelösungen kann die Auswahl der passenden Programme herausfordernd sein. Viele Betriebe stehen vor der Frage, welche digitalen Lösungen wirklich notwendig sind. Während einige Unternehmen bereits digitale Werkzeuge nutzen, stehen andere noch am Anfang und fragen sich, wie sie den Einstieg am besten bewältigen können. Es gibt unzählige Anbieter, die mit ihren Lösungen werben, aber nicht jede Software ist für jedes Gewerk oder jeden Betrieb geeignet. Was sind die wichtigsten Bereiche, in denen digitale Unterstützung zum Arbeitsalltag gehören sollte? Wie finden Handwerksbetriebe Software, die ihre Prozesse effizient unterstützt?

Handwerksbetriebe möchten sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, ohne zu viel Zeit mit Verwaltungsaufgaben zu verlieren. Die richtige Software kann Prozesse vereinfachen, Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz steigern. Beispielsweise lassen sich so Personalressourcen gezielter einzusetzen, was dabei helfen kann, den wachsenden Anforderungen der Kunden gerecht zu werden. Doch wie findet man die passende Soft ware?

So könnten SHK-Betriebe starten

Im SHK-Bereich gibt es zahlreiche Prozesse, die durch digitale Lösungen optimiert werden können. Auch wenn es empfohlen ist, die Digitalisierung als Ganzes zu betrachten, und sich zuerst einen Überblick über die Abläufe im Betrieb zu verschaffen, sind folgende Prozesse ein guter Start.

Ein Angebots- und Rechnungsprogramm erleichtert die Kalkulation, indem es automatisch Material- und Leistungskosten berechnet. Angebote lassen sich mit wenigen Klicks erstellen und direkt in Rechnungen umwandeln. Zudem können diese Programme mit Buchhaltungssoftware und Steuerberater-Tools verbunden werden, wodurch Doppelarbeit vermieden wird. Eine digitale Archivierung sorgt für eine GoBD-konforme Dokumentation. Durch eine Anbindung an Lieferantenplattformen lassen sich Materialpreise tagesaktuell abrufen, was die Kalkulation vereinfacht, und für mehr Transparenz sorgt.

Die digitale Planung von Monteurseinsätzen verbessert die Effizienz im Betrieb. Diese können per Drag-and-Drop organisiert und direkt mit den entsprechenden Arbeitsaufträgen verknüpft werden. Durch mobile Apps werden die Arbeitszeiten der Mitarbeiter und verwendete Materialien direkt vor Ort erfasst, sodass alle Daten in Echtzeit synchronisiert werden können. Dies ermöglicht eine transparente Nachverfolgung und eine effizientere Arbeitsweise. Eine GPS-gestützte Einsatzplanung kann zusätzlich helfen, Fahrtwege zu optimieren und Wartezeiten zu reduzieren.

Anforderungen an eine gute Softwarelösung

Nicht jede Software ist für jeden Betrieb geeignet. Daher sollten Softwareanbieter die betriebsindividuellen Prozesse verstehen. Es gibt keine Lösung, die für jeden passt, da Handwerksbetriebe auch im gleichen Gewerk unterschiedlich arbeiten. Die passende Lösung muss zu der vorhandenen und zukünftigen Infrastruktur und den internen Arbeitsprozessen passen sowie intuitiv bedienbar sein. Wichtig ist eine ausreichende Testphase. Viele Anbieter bieten lediglich 30-tägige Testversionen an, was oft nicht ausreicht, um alle Funktionen umfassend zu prüfen. Ein Test sollte zudem prozessorientiert ablaufen, sodass in den Handwerksbetrieben realistische Abläufe erprobt werden und sich schon in der Testphase zeigt, ob die Schnittstellen funktionieren oder Prozesse angepasst werden müssen. Wichtig ist zudem ein guter Support, damit Fragen schnell geklärt werden können.

Integration mehrerer Softwarelösungen

Eine Software reicht oft nicht aus, da sie meist nicht alle Geschäftsprozesse abdecken kann. Viele Handwerksbetriebe benötigen mehrere digitale Lösungen, die miteinander kommunizieren sollten. Dabei ist die Vermeidung von Insellösungen besonders wichtig, die zu Datenbrüchen und ineffizienten Abläufen führen können. Kompatible Schnittstellen sind unverzichtbar, um einen reibungslosen Datenaustausch zu ermöglichen. Hier können Cloud-Lösungen und offene APIs eine zentrale Rolle spielen. Sie ermöglichen einen reibungslosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen, z. B . zwischen Buchhaltung, Zeiterfassung und Auftragsmanagement. Die Plattform „IT- 2match“ (www.it2match.de), die vom Bundesverband IT-Mittelstand (BITMi) angeboten wird, erleichtert die Vernetzung unterschiedlicher Softwarelösungen und sorgt für eine nahtlose Integration.

Professionelle Implementierung ist entscheidend

Die Einführung neuer Software ist generell eine Herausforderung und sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Unbestritten erleichtert die richtige Software den Arbeitsalltag und steigert die Effizienz. Doch der Dschungel ist groß. Viele Handwerksbetriebe haben nicht die Ressourcen, um sich eigenständig in komplexe Systeme einzuarbeiten. Für sie ist eine Lösung aus Software und begleitenden Services das Richtige.

Eine professionelle Unterstützung durch Experten ist somit essenziell. Insbesondere in der Einführungsphase sollte ein fester Ansprechpartner zur Verfügung stehen, der Fragen klärt und Schulungen durchführt. Experten können auch bei der Schnittstellenproblematik helfen, damit später eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse reibungslos funktioniert. Zusätzlich sind langfristige Support-Angebote wichtig, um den Betrieb auch nach der Implementierung optimal zu unterstützen. Auch sollte ein besonderes Augenmerk auf die Datensicherheit gelegt werden, da Cyberangriffe auf Handwerksbetriebe zunehmen.

Rundumsorglos-Pakete sind gefragt

Mit diesen und weiteren Hürden der Softwareeinführung beschäftigt sich die Plattform www.digitalmeistern.de, die das Netzwerk Mittelstand-Digital Zentrum Handwerk gemeinsam mit dem BITMi entwickelt hat. Sie wurde speziell für Handwerksbetriebe konzipiert und ermöglicht eine gezielte Softwaresuche, basierend auf individuellen Anforderungen. Ziel ist es, eine unabhängige und transparente Entscheidungsgrundlage zu bieten, die es erleichtert, aus der Vielzahl an Softwareangeboten die richtige Wahl zu treffen. Die Betriebe werden durch einen Fragenkatalog zu den passenden Lösungsoptionen geleitet. Zudem erhalten sie dadurch ein individuelles Bild vom eigenen Unternehmen. Beispiele aus der Praxis und ein Leitfaden speziell fürs Handwerk sind ebenfalls auf der Seite hinterlegt. Fortgeschrittene, die ihren genauen Pfad bereits kennen, können direkt mit der Auswahl der Prozessschritte starten.

Autor: Janek Götze, Netzwerkmanager beim Bundesverband IT-Mittelstand e.V.

www.bitmi.de https://handwerkdigital.de