Digital statt Papier

Um flexibler und vor allem wirtschaftlicher auf Kundenanforderungen einzugehen und gleichzeitig die eigenen Prozesse möglichst durchgängig zu digitalisieren, vollzog die Hamburger Haase & Ruther GmbH mit pds Software bereits Ende 2012 den Umstieg auf eine zukunftsfähige Handwerkersoftware-Generation. Zum Jahresbeginn 2016 stellte das Unternehmen für Sanitär- und Heizungstechnik nun auch seine Finanz- und Lohnbuchhaltung auf pds Software um. Damit hat der Betrieb nicht nur den Weg zu einem langfristig papierlosen Büro geebnet, sondern kann dank vollständig digitaler Belege sämtliche Vorgänge und Projekte jederzeit nachvollziehbar visualisieren – ohne Suchprozesse oder Medienbrüche in der Software.

Zwar hat das gut strukturierte und zuverlässig arbeitende Finanzbuchhaltungs- und Lohnprogramm der „pds C-Software“ das Haase & Ruther Team jahrelang erfolgreich durch das Tagesgeschäft begleitet, doch neue Anforderungen und Prozesse ließen sich damit kaum mehr adäquat abbilden. „Da wir als kundenorientierter Handwerksbetrieb sehr flexibel auf die Wünsche unserer Kunden eingehen, müssen wir zuweilen auch Anpassungen an Prozessen und unseren IT-Systemen vornehmen – und dies schnell und unkompliziert. Wenn ein Kunde beispielsweise die Auftragsnummer auf einem Beleg im Sinne einer schnelleren Zuordnung und einer reibungslosen Digitalisierung an anderer Stelle wünscht, dann sind wir damit schon an die Grenzen des wirtschaftlich Machbaren gestoßen“, erläutert Geschäftsführer Michael Bohlmann. „Zudem sind wir aus der Windowswelt heute gewohnt, Daten und Medien etwa per ,Drag & Drop‘ auszutauschen oder Formulare und Masken so anzuordnen, wie es die eigene Arbeitsweise am besten unterstützt. Diesen Anspruch stellen wir auch an unsere Unternehmenssoftware. Mit unserer alten Finanz- und Lohn-Software hatten wir hier einfach im Hinblick auf die Datenerfassung, Maskenübersicht und die Art und Weise, wie Prozesse darin abgebildet werden, einen ergonomischen Medienbruch zur Windows-Welt, der weder zeitgemäß ist noch zu einem modernen Handwerksbetrieb passt.“ So ließ sich etwa die Zeiterfassung der Gesellen bei Haase & Ruther nur direkt im Lohnmodul umsetzen. Ein bidirektionaler Datenaustausch in Echtzeit zwischen der Branchensoftware und dem kaufmännischen Modul war damit nicht möglich. Da auch nicht jeder Mitarbeiter über eine Zugriffsberechtigung für das kaufmännische Modul verfügt und Arbeitszeiten nicht aus der Branchensoftware heraus erfasst werden konnten, behalf man sich hier seither mit manuellen Behelfslösungen.
Ein wichtiges Kriterium für die zukünftige Nachfolgelösung war insbesondere die reibungslose Übernahme der Altdatenbestände aus der „C-Software“, was außer der pds GmbH kein Anbieter verlässlich zusagen konnte. Darüber hinaus sollte die nächste Software-Generation auf einer modernen Datenbank basieren, auf die der Handwerksbetrieb im Bedarfsfalle direkt zugreifen kann. Das Gesamtpaket, mit einer vollständig in die Branchensoftware integrierten Finanz- und Lohnbuchhaltung, einem umfassenden Anwendungsportfolio für den mobilen Einsatz und der Möglichkeit des Datenbankzugriffes und Einsatzes in der Cloud, hat schließlich Geschäftsführer Michael Bohlmann überzeugt, nun auch die Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie den Kundendienst mit „pds Software“ zu reorganisieren. Denn auch die Abläufe im Kundendienst waren geprägt von manuellen, zeitraubenden Tätigkeiten.

Digitalisierung der Kundendienst-Prozesse für mehr Transparenz
Leistungserfassungen oder Aufmaße beim Kunden z. B. wurden bislang nur auf dem Papier dokumentiert. Diese handgeschriebenen, teils unleserlichen Dokumentationen führten bei der systemischen Erfassung und Abrechnung häufig zu Missverständnissen und erneuten Abstimmungsprozessen. Benötigte Informationen wie Auftrag, Projekthistorie oder Kundenstammdaten mussten zudem immer in Papierform mitgeführt werden. Bedienungsanleitungen via E-Mail oder die Fotodokumentation der Baustelle wurden zwar per Smartphone ausgetauscht, mussten aber im Nachgang manuell abgelegt und dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden. „Eilige Aufträge außer der Reihe konnten lediglich telefonisch abgestimmt werden, mit rudimentären, handschriftlichen Vermerken auf dem Auftragsbogen. All diese umständlichen Prozesse haben uns schließlich dazu veranlasst, auch unsere verbleibenden Geschäftsbereiche auf ,pds Software‘ umzustellen. Damit sind wir in der Lage, den gesamten Auftrag samt aller Bilder, Bedienungsanleitungen und objektrelevanten Details gesammelt an einen freien Monteur in der Nähe zu übermitteln“, begründet Geschäftsführer Bohlmann die Entscheidung. „Sämtliche Zeiten, Leistungen und Fotos werden direkt digital erfasst, dem Objekt automatisch zugeordnet und in Echtzeit an unser Büro zur Weiterverarbeitung übermittelt. Mit dem Einsatz der ,pds Service App‘ auf unseren Tablets haben wir statt unnötiger telefonischer Abstimmungsprozesse künftig ein einfaches, automatisiertes Auftragshandling mit einer vollständigen Prozesstransparenz von der Auftragsannahme bis zur Rechnungsstellung.“

„Weiche“ Einführung für hohe Mitarbeiterakzeptanz
Die erste Umstellung auf die aktuelle pds Branchensoftware, u. a. mit Kalkulation und Angebotswesen, erfolgte zum Jahresende 2012. In der Übergangszeit von einem Jahr wurden die „C-Software“ und die neue Software zu gewissen Anteilen parallel betrieben, bis 2014 schließlich ganz auf die „pds Software“ umgestellt wurde. Die kaufmännische Anbindung mit Lohnabrechnung, Betriebs- und Finanzbuchhaltung erfolgte dann schließlich zu Jahresbeginn 2016.
„Eine ,vermeintliche‘ Herausforderung im Umstellungsprozess lag zunächst darin, unsere Mitarbeiter an den Wechsel der über viele Jahre eingesetzten Lösung heranzuführen und Prozesse in dem Zuge ebenfalls neu zu ordnen. Da wir mit der neuen ,pds Software‘-Generation aber auch die Freiheit gewonnen haben, unsere Prozesse weitestgehend auf unsere Strukturen bzw. Anforderungen auszurichten und unsere Mitarbeiter dadurch eine nachhaltige Unterstützung ihres jeweiligen Tagesgeschäftes erfahren, hat sich diese Befürchtung bei uns nicht bestätigt“, sagt Bohlmann. „Im Gegenteil, erstaunlicherweise haben wir schon von Beginn der Umstellungsphase an sehr positives Feedback unserer Mitarbeiter erhalten. Insofern werden wir für die künftige Zusammenarbeit auch weiterhin die Feedbackschleife über unsere Mitarbeiter zur ,weichen‘ Einführung und Optimierung des Umstellungsprozesses beibehalten, wie wir es zurzeit auch beim Test der pds Mobilanwendungen im Kundendienst handhaben.“

Individuelle Auswertungen
Insbesondere im Bereich Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung nutzt Haase & Ruther eine ganze Reihe von kaufmännischen Auswertungen, die speziell auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens hin angepasst wurden. So ist das Management damit seither in der Lage, eigene Betriebskennzahlen mit wenigen Klicks zu generieren. Dabei können Informationen so aggregiert und komprimiert werden, dass zu Beginn des Tages der Geschäftsführung schon die wichtigsten Kennzahlen individuell aufbereitet vorliegen. Damit erhält das Unternehmen jederzeit eine Übersicht, wie sich etwa die einzelnen Gewerke entwickeln oder wie es um die Kostenstellen einzelner Büros im Kundendienst- oder Projektbereich steht. Dies erlaubt der Geschäftsführung, die eigenen Prozesse transparent und effektiv zu steuern und Schwachstellen schneller zu identifizieren.

Erleichterung im Tagesgeschäft
Die Möglichkeit, Bilder und Dokumente in Belegen zu hinterlegen, ist eine Eigenschaft, die von den Haase & Ruther-Beschäftigten sehr geschätzt wird. „So haben wir schon beim Aufruf des Auftrages bereits die Bestellung als Dokument oder bei einem Angebot die Angebotsanfrage hinterlegt, was den Prozess unabhängig der jeweils beteiligten Mitarbeiter sehr transparent macht. Früher hatten wir – zusätzlich zu den Informationen in unserer EDV – für alles Aktenberge, Personalakten, Lagerorganisationsakten, Baustellenakten, Montagepläne, Rechnungs- und Angebotsakten, wo wir uns z. B. zur Prüfung eines Garantiefalles mühsam die benötigen Informationen zusammensuchen mussten. Heute vergeuden wir keine Zeit mehr mit unnötigen Such- und Rechercheprozessen, sondern haben die Möglichkeit, einzelne Vorgänge und Projekte jederzeit nachvollziehbar zu visualisieren – ohne etwaige Medienbrüche in der Software“, beschreibt Bohlmann. „All unsere dafür berechtigten Mitarbeiter können nun von überall auf sämtliche Details zu einzelnen Vorgängen, Kundenhistorie, Stammdaten oder Projekten zugreifen, sodass sie jederzeit auskunftsfähig sind. Dies macht auch die Arbeit beim und mit dem Kunden nun deutlich einfacher.“

Auf dem Weg zum papierlosen Büro
Die mobile Zeiterfassung und die mobile Bereitstellung von Kundendienstaufträgen sind weitere wichtige Features, die das Unternehmen in diesem Jahr noch auf der Agenda hat. Auf mittlere Sicht will der Betrieb dann auch weitestgehend auf das Handling von Papierdokumenten in den eigenen Workflows verzichten und sich der Erfassung der läs­tigen „Wochenzettel“ der Monteure, die bislang noch händisch in das System übertragen werden, entledigen. Als nächs­tes Projekt ist zudem der Einsatz eines Dokumentenmanagementsys­tems geplant, mit dem dann u. a. auch die betriebliche Briefpost digital bearbeitet und abgewickelt werden soll. „Daher freuen wir uns sehr über die jüngste Integration der E-POST-Funktionalität in die ,pds Software‘, die uns hier weitere Möglichkeiten auf unserem Weg zum papierlosen Büro bietet“, sagt Michael Bohlmann abschließend.

Bilder: pds GmbH, Rotenburg

www.pds.de