Damit der Messetag erfolgreich zu Ende geht

Ein Messebesuch kostet Zeit und Geld, und so ist es verständlich, dass mancher Besucher dafür nicht besonders motiviert ist. „Außer Spesen nichts gewesen“ darf keinesfalls zutreffen. Auf den Messebesuch zu verzichten, bedeutet wichtige Informationen zu verpassen und persönliche Kontakte mit Ausstellern zu versäumen. Wer kann sich das leis­ten? Mit einer guten Planung wird der Messebesuch aber zu einem langfristigen Erfolg.

Fit machen für die Zukunft
Als Messebesucher sollte man sich vor allem für neue Aussteller und deren Angebote interessieren. Auch wenn man keinen aktuellen Bedarf hat, lohnt es, sich am Stand umfassend zu informieren. Im Internet kann man sich zwar auch schlau machen, aber ein persönliches Gespräch beim Aussteller ist durch nichts zu ersetzen. Und trotzdem ist in letzter Zeit eine gewisse Messemüdigkeit zu beobachten, weil das Tagesgeschäft wichtiger erscheint als ein Messebesuch. Dabei bietet jede Messe einen umfassenden Überblick auf die Branche und die Chance, sich für die Zukunft fit zu machen. Denn im harten Wettbewerb kommt es auf Ideen an, die man auf der Messe erhält. Auf dem Messegelände hat der Besucher in den Hallen den direkten Kontakt mit Lieferanten, kann optimal vergleichen und Gespräche führen. Auch wenn keine Verträge und Abschlüsse auf der Messe erzielt werden, ist die Kontaktanbahnung ein wesentlicher Schritt.
Das Messeprotokoll ist mühsam, aber für die Nacharbeit wichtig. Ohne Notizen weiß man schon wenige Wochen nach der Messe nicht mehr viel. Statt Prospekte mitzunehmen, lässt man sich Unterlagen schicken und legt zu Hause einen Messeordner an. Auch wenn man schon Stammlieferanten für bestimmte Produkte hat, ist es sinnvoll, sie mit neuen Ausstellern zu vergleichen. Schon deshalb ist die Messe eine ideale Plattform. Aber: Man sollte nicht planlos durch die Hallen laufen, sondern sieht sich den Hallenplan vorher genau an. 
Wer nach Hause kommt und nichts Verwertbares für seinen Betrieb dabei hat, für den sind zukünftige Messebesuche fragwürdig. Ein entsprechend geschärftes Bewusstsein gehört also unbedingt zur inneren Vorbereitung auf den Messebesuch. Der Erfolg wirkt sich meist erst langfris­tig aus, kurzfristige Erfolge gibt es selten.

Vorbereitung des Messebesuchs
Feste Terminvereinbarungen mit bestimmten Ausstellern können kritisch sein. Mitunter kommt Hektik auf, wenn man sich beeilen muss, um pünktlich die nächste Verabredung einzuhalten. Absprachen ohne feste Uhrzeiten sind günstiger.
Über bekannte und neue Aussteller kann man sich im Vorfeld informieren, z. B. online oder mit einem Messekatalog. Die Planung des Besuchs erfolgt in drei Stufen: Das „Muss-Programm“ bezieht sich auf die Aussteller, die man unbedingt besuchen muss. Das „Kann-Programm“ umfasst Ausstellerbesuche, auf die man zur Not auch verzichten kann. Das „Soll-Programm“ liegt zwischen Muss und Kann.
Manche Messestände sind voller Besucher und man muss Geduld haben, bis ein kompetenter Ansprechpartner frei wird. Als neuer Besucher bei einem Aussteller erfährt man die nötige Aufmerksamkeit, wenn man sich bei der Kontaktaufnahme professionell mit einer Visitenkarte vorstellt und dadurch Anonymität vermeidet. Denn Aussteller sind nur wenig an den „Schaulustigen“ oder Personen interessiert, die anonym bleiben wollen. Das Standpersonal ist gut trainiert und weiß, wie man diese Besucher von echten Interessenten unterscheiden kann.

Keine Hektik aufkommen lassen
Ein informatives und professionell durchgeführtes Messegespräch dauert mindestens 30 Minuten. Der Besucher kann also pro Messetag etwa zwölf intensive Gespräche schaffen, wenn nicht auf dem Stand durch unvorhersehbare Themen das Gespräch länger dauert. Der Messebesucher muss auch Zeit haben, mit Menschen zu sprechen, die er zufällig in der Halle trifft.
Um Zeit zu sparen, sollten Detail-Gespräche nicht auf dem Messestand, sondern telefonisch oder bei einem Vor-Ort-Termin geführt werden. Details werden auf der Messe nicht ausdiskutiert, sondern nur kurz angesprochen. Die Fortsetzung des Kontaktes wird aber bereits festgelegt.

Fazit
Am Messestand lässt man sich nur auf Kurzpräsentationen ein, um einen ersten Überblick zu bekommen. Alles, was sich im Büro telefonisch erledigen lässt, ist kein Messe-Thema. Auch wer mit seinem Stammlieferanten zufrieden ist, braucht einen Zweit-Lieferanten, um die Abhängigkeit zu verringern. Zweit-Lieferanten sind für Preisverhandlungen und Vergleiche mit dem Stammlieferanten wichtig. Die Messe gibt Denkanstöße und Impulse für die Zukunft. Auf die Mitnahme von Prospekten und Katalogen kann verzichtet werden, Unterlagen lässt man sich zusenden.

Autor: Rolf Leicher, Kommunikationstrainer, Heidelberg