Unternehmens- und Mitarbeiterführung 2000

Christoph Trinkl*

Bei der Unternehmens- und Personalführung in kleinen und mittleren Betrieben heißt es oft aus Zeitmangel "Learning by Doing". Dieses sinnvolle Prinzip wird jedoch dann mißverstanden, wenn man wichtige unternehmerische Fähigkeiten erst durch die praktische Arbeit erlernt, ohne Vorkenntnisse oder notwendige Hilfestellung. Aber genauso wie ein Handwerk von der Pike auf gelernt sein will, ist ein Unternehmer langfristig nur dann erfolgreich, wenn er die Führung seines Betriebes und seiner Mitarbeiter beherrscht.

Man stelle sich das falsch verstandene Motto "Learning by Doing" bei der Anfertigung eines Einbauschrankes oder bei der Installation eines neuen Badezimmers vor. Verärgerte Kunden und geminderte Rechnungen wären dem Betrieb sicher. Wir wollen dieses Bild besser nicht zu Ende malen. Es genügt die Erkenntnis, daß gutes Handwerk von Grund auf gelernt sein will. Für die Leitung eines Betriebes und die Führung von Mitarbeitern scheint dies in mittelständischen Betrieben jedoch häufig nicht zu gelten. Da kämpft man sich so gut es geht durch.

Langfristig Erfolg sichern

Nahezu allen Betrieben steht in Zukunft ein härterer Wettbewerb bevor. Die Nase vorn werden dann die Unternehmen haben, die mit hoher Qualität zu attraktiven Preisen Kundenwünsche erfüllen. Das muß sich aber auch rechnen. Mörderische Preiskämpfe können sich gerade kleine und mittlere Unternehmen nicht leisten. Dagegen kann der Inhaber über die richtige Unternehmens- und Mitarbeiterführung die Kostenseite merklich beeinflussen. So werden Qualitätsleistungen zu wettbewerbsfähigen Preisen und damit die langfristige Sicherung des Geschäftserfolgs möglich.

Mittelständische Betriebe sind oft aus kleinsten Anfängen zu einer ansehnlichen Größe gewachsen. Mit steigenden Auftragseingängen mußten zusätzliche Fachkräfte eingestellt werden. Häufig können die Inhaber jedoch bei Fragen zur Unternehmensführung mit dem Wachstum der Firma nicht Schritt halten. In Gesprächen mit Geschäftsinhabern ist immer wieder von den gleichen Nöten zu hören. Ein kaum zu bewältigender Berg an Informationen, Arbeitsüberlastung, Probleme im Umgang mit Mitarbeitern.

Kein Wunder, denn schließlich ist man auf das Unternehmenswachstum nicht vorbereitet gewesen. Bei Beachtung einiger grundlegender Regeln läßt sich dies jedoch aufholen.

Was will ich erreichen?

Die erste Grundregel für ein erfolgreiches Unternehmen ist die Festlegung eines klaren Unternehmensziels. Über nachfolgende Fragen sollte sich der Inhaber daher Gedanken machen.

Wo stehen wir heute?

Was wollen wir in den nächsten Jahren erreichen?

Wo liegen unsere Tätigkeitsschwerpunkte?

Was können wir im Vergleich zur Konkurrenz besser?

Wer sind unsere Kunden?

Was wollen unsere Kunden?

Sind wir für die Kundenwünsche fachlich und personell optimal ausgestattet?

Meist werden 80% des Unternehmensgewinns mit 20% der Kunden erwirtschaftet.

Welche sind das im eigenen Betrieb und wie läßt sich dieses Klientel ausbauen?

Viele Fragen, aber aus den Antworten darauf ergibt sich die Unternehmenszielsetzung von selbst. In jedem Betrieb gibt es besondere Stärken, mit denen man sich vom Wettbewerb abheben kann. Dieser Vorsprung sollte dann eines der Kerngeschäftsfelder ausmachen. Andere Leistungen, die man zwar anbieten kann, aber ohne nennenswerte Unterschiede zur Konkurrenz, sollten vielleicht sogar ganz aus dem Angebot gestrichen werden. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie am besten können. Das gelingt dann auch in bester Qualität, hebt Ihr Unternehmen von der Konkurrenz ab, macht Spaß und sichert so Ihren Gewinn.

Organisation schafft Überblick

"Mir fehlt einfach der Überblick", klagen völlig überlastete Inhaber. Vor lauter Arbeit bleibt keine Zeit mehr für wichtige organisatorische Fragen in der Firma. Vielleicht haben diese Unternehmer die zweite wichtige Regel außer acht gelassen. Jedes Unternehmen, ob groß oder klein, braucht eine klare Organisation und Hierarchieordnung sowie eindeutige Verantwortungsstrukturen. Wer entscheidet was? Wer hat welche Vollmachten? Wer vertritt wen?

Ein konkretes Beispiel aus der Praxis: Häufig erledigt die Frau vom Inhaber die Buchhaltung. Sie kennt sich aus. Was passiert aber, wenn sie erkrankt? Wer vertritt sie? Wer bearbeitet die Außenstände?

Hat das Unternehmen durch Organisations-Hierarchie- und Verantwortungsregelungen für solche Fälle vorgesorgt, gibt es keine bösen Überraschungen, und der Inhaber verschafft sich den nötigen Überblick.

Mehr Erfolg durch Delegation

Sind einmal die Organisationsstrukturen festgelegt, ist die Vorarbeit für die dritte Grundregel im Betrieb geleistet: durch Delegation Arbeitsüberlastung abbauen.

Immer wieder beklagen Firmeninhaber ihren 14-Stunden Arbeitstag. Häufig liegt die Ursache dafür im mangelnden Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter und dem daraus folgenden Drang, alles selbst machen zu wollen. Ein vernünftiges Arbeitspensum, Arbeitszufriedenheit und mehr Erfolg läßt sich jedoch nur durch Delegation erreichen. Entscheidend dabei ist, die Stärken jedes Mitarbeiters zu kennen und ihn entsprechend seinen Qualifikationen effizient einzusetzen.

Jedes Spiel hat seine Regeln

Delegiert man eine Aufgabe, braucht der Mitarbeiter ein klares, erreichbares Ziel. Ich nenne ein solches Ziel "Champagnerziel", weil es ein verlockendes, ein attraktives Ziel ist. Aber wie bei jedem Spiel, bei dem es um die Erreichung eines Zieles — ums Gewinnen — geht, müssen auch für die Mitarbeiter auf dem betrieblichen Spielfeld Regeln aufgestellt werden. Der Mitarbeiter benötigt eine Spielanleitung, in welchem Rahmen er sich bewegen kann. Dabei ist ganz wichtig, daß geklärt ist, was er in fachlicher Hinsicht, finanziell, rechtlich und auch menschlich selbst entscheiden darf. Denn mit jeder Entscheidung verbunden sind auch immer Chancen und Risiken, Auswirkungen auf andere Geschäftsbereiche und andere Personen, Mitarbeiter und Kunden. Es ist die Führungsaufgabe des Chefs, gemeinsam mit seinem Mitarbeiter Konsequenzen aus dem eigenverantwortlichen Handeln zu besprechen.

Delegation ist fast immer eine neue Erfahrung für den, der delegiert. Nur wer aus Überzeugung — und nicht aus der Not heraus — Arbeit weitergibt, macht es richtig. Der Lohn dafür ist mehr Zeit für übergeordnete Aufgaben, Freude an der Leitung des Unternehmens und mehr Freizeit.

Der beste Antrieb zu mehr Leistung ist mehr Geld

Die vierte Grundregel lautet: Mitarbeiter sind das wertvollste Gut im Unternehmen.

Allein werden Sie nicht an Ihr gestecktes Ziel kommen. Fördern Sie deshalb Ihre Mitarbeiter. Der eigene Verantwortungsbereich für den Mitarbeiter ist ein erster wichtiger Schritt zu einer motivierten und einsatzbereiten Belegschaft. Den größten Anreiz zu mehr Leistungsbereitschaft schaffen Sie, wenn Sie im zweiten Schritt Ihre Mitarbeiter am Ergebnis des Unternehmens beteiligen, wenn sie vom Unternehmenserfolg persönlich profitieren. Entscheidend dabei ist jedoch, daß die Beteiligung nicht umsatzabhängig, sondern ertragsabhängig ist. Ihr eigener Vorteil dabei: die Mitarbeiter haben nicht nur den Umsatz, sondern auch die Kosten im Blick.

Die Kriterien für die Erfolgsbeteiligung — bei welchen Ergebnissen, wieviel, wann ausgeschüttet wird — müssen schriftlich festgelegt sein. So hat jeder ein klares Ziel vor Augen.

Greifbare Ziele sind wie Triebwerke

Wir kennen es aus eigener Erfahrung: Je näher wir am Ziel sind, um so schneller und mit mehr Energie arbeiten wir darauf hin. Das Ziel vor Augen wirkt wie ein Triebwerk, das einen deutlichen Motivationsschub gibt. Ihren Mitarbeitern geht es nicht anders. Das Ziel, das heißt die finanzielle Erfolgsbeteiligung, muß "greifbar" nah sein.

Die Motivation Ihrer Mitarbeiter bleibt dann kontinuierlich erhalten, wenn die Beteiligung in zeitlich nahen Abständen erfolgt, z.B. quartalsmäßige oder projektbezogene Auszahlungen. Die Wirkung ist bei den Mitarbeitern noch größer, wenn sie den Betrag bar ausbezahlt erhalten. Verbunden mit dem persönlichen Lob des Chefs, ist dies eine sehr wirkungsvolle Motivation.

Fazit

Eine kompetente Unternehmens- und Personalführung ist für die Zukunft jedes Unternehmens notwendig. Mit einigen wichtigen betrieblichen Grundregeln kann jeder Unternehmer durch mehr Übersicht, mehr Zeit für Zukunftsplanung und mehr Spaß an der Arbeit den Erfolg seines Betriebes sichern.

*) Christoph Trinkl, geschäftsführender Gesellschafter der Firma Eduard Busch, München, Inhaber des Beratungsunternehmens PowerMind, Kirchseeon, Tel.: 08091/6325.

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