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Ordnung ist das halbe Leben

Wer sein Materiallager systematisch aufbaut und nach bestimmten Regeln pflegt, kommt leichter durch den Berufsalltag

Ein Lager mit Rohrleitungsdämmung vor der Umstellung. Eine Systematik ist nicht zu erkennen.

So sieht dasselbe Lager aus, nachdem es auf das Paulus-System umgestellt wurde.

Veranschaulichung des Bestellvorgangs: links enthält das Lagerfach genügend Bogen, rechts zeigt der Hinweis auf dem roten Kärtchen, dass eine Nachbestellung eingeleitet wurde.

 

„Bei uns funktionierte das Lager einfach nicht!“ Diesen oder ähnliche Ausrufe kennen wahrscheinlich viele Inhaber von Handwerksbetrieben. Lange Predigten gegenüber der Belegschaft, die Einführung von Ordnungsprinzipien, viel investierte Zeit und Nerven – aber so richtig klappt es nicht. Doch es gibt Wege, das eigene Lager zu optimieren und an die Bedürfnisse des Betriebes anzupassen.
„Mit unserem System verbessert sich das Lager eines jeden Bauhandwerksbetriebs innerhalb von sechs Monaten, es sorgt für große Einsparungen und führt zu einem viel angenehmeren Arbeitsklima“, verspricht Doris Paulus, Geschäftsführerin der Paulus-Lager GmbH. Die Diplom-Architektin optimiert seit 15 Jahren Lager in Handwerksbetrieben. Sie geht in die Betriebe und analysiert die aktuelle Situation. Alle Mitarbeiter werden einbezogen, um Prozesse neu zu definieren und über bestehende Schwierigkeiten zu sprechen. Auf dieser Basis erstellt Paulus mit den Inhabern ein Konzept mit Investitionsvorschlag für das optimale Lager. Nach der Realisierung betreut Doris Paulus die Inbetriebnahme und Pflege des Lagers.

Einsparpotenzial bei Kosten
Nach Aussage des Unternehmens ist ein Mitarbeiter eines Handwerksbetriebs im Schnitt pro Tag 45 Minuten mit Beschaffungsaufgaben gebunden. Die Suchzeiten, die einer Beschaffungsfahrt vorausgehen und die Zeit, in denen Kollegen mitgeholfen haben, das fehlende Teil zu finden, sind dabei nicht eingerechnet. Was das bedeutet, rechnet Doris Paulus vor: „Bei einem üblichen Stundensatz von 42 Euro werden pro Mitarbeiter rund 7000 Euro jedes Jahr verschwendet.“ Für einen Betrieb mit zehn Facharbeitern ergebe das ein Einsparpotenzial von 70 000 Euro pro Jahr. „Die Kosten für die Umstellung auf ein Paulus-Lager machen sich damit in sechs bis sieben Monaten von selbst bezahlt“, sagt die Geschäftsführerin.
Der gesamte Materialfluss sowie alle Bestell- und Liefervorgänge werden transparent gemacht. Dazu ist eine EDV-Anlage nicht unbedingt notwendig. „Die Mitarbeiter steuern und kontrollieren alle Prozesse mit einfachen Materialkarten, auf denen die minimale und maximale Lagermenge pro Artikel vermerkt sind“, erklärt Paulus das Prinzip.
Standardmaterial und Kommissionsmaterial werden z. B. in einem Bestell­vorgang gebündelt. Nochmals Paulus: „Damit sinken die Frachtkosten, der gesamte Einkauf wird effektiver.“ Für jeden Artikel gibt es einen festen Lagerort.

Vorteile für den Betrieb
Laut Paulus kann bei der Umstellung eine Steigerung der Produktivität um 10 bis 15 % eintreten. Die Mitarbeiter seien durch die neuen Aufgaben und das entgegengebrachte Vertrauen der Inhaber wesentlich motivierter. Außerdem erhöhe sich die Reaktionszeit und Lieferfähigkeit gegenüber den Kunden, ebenso führe ein gut sortiertes, ordentliches Lager zu einem Imagegewinn bei Kunden, Lieferanten und Banken. „Nicht zuletzt sind Zeitgewinn und Entlastung des Inhabers zu nennen, denn durch die neue Systematik fallen viele zeit- und nervenraubende Tätigkeiten für ihn weg“, ergänzt Doris Paulus.

Beispiel Haustechnik Pillipp
Die Firma Pillipp Haustechnik GmbH aus Möhrendorf hat vor einigen Jahren auf das Paulus-Lager umgestellt: „Unser Betrieb läuft seitdem in einem absoluten ruhigen Fahr­wasser. Es macht sehr viel Spaß, den Überblick zu behalten und mit der Lager­um­stellung einen großen Schritt nach vorne gekommen zu sein“, so das Fazit von Jürgen Pillipp, Geschäftsführer der Pillipp Haustechnik GmbH. Dass die Umstellung eine gewisse Geradlinigkeit vorgibt, räumt er ein, sei aber auch „sehr zu unserem Vorteil“. Nach einem späteren, externen Kundendienst-Seminar mit Lagerbesichtigung kamen die Teilnehmer laut Pillipp zu dem Schluss:
„Wir sind besser!“ Für Jürgen Pillipp sei „das beste Ergebnis“, dass er sich nicht mehr persönlich als Chef um das ­Lager kümmern muss, „dass machen jetzt meine Leute“.

Bilder: Paulus Lager GmbH

www.paulus-lager.de

 

 

Nachgefragt

IKZ-HAUSTECHNIK: Die Lagerumstellung beim Handwerker erfolgt im laufenden Betrieb. Ist das überhaupt störungsarm realisierbar und wenn ja, wie?
Doris Paulus: Als erstes werden die für den Betrieb optimalen Prozesse definiert, beispielsweise die Kommissionierung. Die passenden Regale werden ebenfalls während des laufenden Betriebs geplant. Die Lagerumstellung selbst erfolgt in einem einwöchigen Clean-Up-Projekt. Hier wird der Betrieb komplett neu eingeräumt und nur der Notdienst läuft in der Zeit.

IKZ-HAUSTECHNIK: Sie sprechen davon, die Umstellung/Einführung auf Ihr Lagersystem dauere sechs Monate. Was ist so aufwendig dabei?
Doris Paulus: Die Betriebe erstellen sich selbst eine Artikelliste, in der sie ihren individuellen Materialstamm definieren. Diese Artikelliste braucht Zeit. Dabei ist Ziel, ein breites Sortiment und einen niedrigen Bestand zu erstellen.
Zudem sind zwischen den Workshops Zeitpuffer nötig, weil die Betriebe Schritt für Schritt die Empfehlungen umsetzen. Die Projekte finden in mehreren Abschnitten statt, damit die Betriebe die Vorbereitung für die Lagerumstellung parallel zum Tagesgeschäft schaffen.

IKZ-HAUSTECHNIK: Ein Lager muss gepflegt werden. Inwieweit ist die Akzeptanz der Mitarbeiter gefordert, welchen Part haben Sie?
Doris Paulus: Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist sehr hoch, weil sie in das Projekt integriert werden und das Lager selber einrichten. In der Clean-Up-Woche, also der Lagerumstellung, sind alle Monteure eingebunden und werden in den neuen Materialprozessen geschult. Nur wenn alle wissen, „wie“ der Betrieb zukünftig funktioniert und wenn sie es beim Einräumen Schritt für Schritt „be-greifen“, können sie das Wissen zukünftig umzusetzen.

IKZ-HAUSTECHNIK:
Die Mitarbeiter pflegen das Lager mit einfachen Materialkarten. Ist das in der Zeit der fortschreitenden Digitalisierung nicht eine Technik von gestern?
Doris Paulus: Das ganze Lager ist auf Menschen zugeschnitten. Es muss so einfach sein, dass es auf Dauer im Tagesgeschäft funktioniert. Einige Monteure wollen ungern Bestellungen aufschreiben oder beherrschen keine oder kaum PC-Kenntnisse. Also wird analog im Lager mit den Karten gearbeitet. Anhand des Barcodes auf der Bestellkarte wird im Büro natürlich digital bestellt.

 

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